7 outils qui aideront vos équipes à mieux travailler ensemble

La bonne pile technologique de collaboration permet à votre équipe de capturer, d’organiser et d’utiliser efficacement les idées et les informations, de sorte qu’il y a moins de conflits humains et plus de productivité humaine.

Le secret d’une meilleure collaboration interhumaine est-il… les robots ? Pas dans la variété de l’IA effrayante et de l’extérieur en métal, non. Mais la technologie et l’automatisation peuvent absolument aider les humains à mieux travailler ensemble. La bonne pile technologique de collaboration permet à votre équipe de capturer, d’organiser et d’utiliser efficacement les idées et les informations, de sorte qu’il y a moins de conflits humains et plus de productivité humaine.

J’ai passé du temps à examiner les outils que les gens utilisent pour la collaboration, et je vais partager ici les composants les plus courants des applis collaboratives, ainsi que quelques conseils pour choisir les bons outils pour votre équipe.

COMMENT CHOISIR LES OUTILS DE COLLABORATION

Les piles technologiques de collaboration sont comme des empreintes digitales : chaque entreprise en a une unique. Si vous voulez avoir un aperçu de la diversité des goûts, recherchez simplement “tech stack” sur Twitter.

Alors, comment personnaliser une collection qui fonctionne pour vous et votre équipe ? Il y a quatre considérations clés.

  1. Cela rentre-t-il dans votre budget ? Le budget de votre équipe a un impact sur les outils que vous pouvez utiliser et sur leur nombre. Plus votre budget est faible, plus vous voudrez peut-être opter pour des applications polyvalentes au lieu d’options de niche.
  2. Est-ce utile pour les tâches spécifiques à l’équipe ? Bien que chaque équipe effectue certaines tâches, comme l’envoi de messages et la collaboration sur des projets, vous pouvez avoir des tâches spécifiques à un service, qui nécessiteront des solutions plus ciblées.
  3. Peut-il gérer la taille de votre équipe et le volume de travail ? La taille de l’équipe et le volume de travail peuvent affecter le prix de vos outils ainsi que les fonctionnalités auxquelles vous avez accès.
  4. S’intègre-t-il à vos autres outils ? À moins que vous ne trouviez une entreprise licorne qui gère toute votre collaboration (ca n’arrivera pas), vous devrez travailler sur plusieurs applications. Au fur et à mesure que votre charge de travail augmente, les intégrations entre les outils seront essentielles, que ce soit de manière native ou via une plateforme d’automatisation comme  Zapier .

LES 7 CATÉGORIES D’OUTILS QUE VOUS TROUVEREZ DANS LES PILES TECHNOLOGIQUES DE COLLABORATION

Les piles technologiques de collaboration varient énormément, mais ce n’est pas parce que les outils exacts sont toujours différents que les piles elles-mêmes n’ont pas beaucoup en commun. Voici les catégories à prendre en compte lors de la création de votre suite d’applications de collaboration.

1. Les meilleurs applications de chat d’équipe

Vous ne pouvez pas avoir de collaboration sans communication, et les applications de chat d’équipe sont, à ce stade, un complément presque nécessaire au courrier électronique. La communication en temps réel est un espace plus rapide et plus informel, utile pour le travail à distance  et  la collaboration au bureau . Votre équipe peut créer des liens, partager des mises à jour rapides du projet ou poser des questions dans une application de chat. Vous pouvez également communiquer en externe avec de nombreuses applications de chat d’équipe.

Microsoft Teams et Slack sont les leaders de cette catégorie, mais  Blake Willette , le co-fondateur de Kaizen Media,  utilise Discord pour la communication d’entreprise , ce qui n’est pas rare. Voici les choix de Zapier pour  les meilleures applications de chat d’équipe .

2. Les meilleurs applications de calendrier et de prise de rendez-vous

Une application de calendrier partagé est indispensable en matière de collaboration interne. Si vous pouvez utiliser ce même outil pour planifier en externe, c’est encore mieux. Sinon, l’utilisation d’une application de planification de réunion vous aidera à combler cette lacune. Jetez un œil aux choix de Zapier pour les  meilleures applications de calendrier  et les  meilleures applications de planification de réunions pour quelques suggestions.

3. Les meilleurs logiciels de vidéoconférence et de partage d’écran

Une fois que vous avez programmé vos réunions, vous avez besoin d’un endroit pour les héberger, et le fait de disposer d’un outil de réunion virtuelle incontournable réduit le brouillage de dernière minute des personnes demandant un lien. La plupart des applications de chat d’équipe incluent une sorte de fonction de réunion, mais il existe également  des outils qui se concentrent exclusivement sur les appels vidéo  (avez-vous essayé Zoom ?).

Ces applications servent également de  logiciel de partage d’écran , ce qui vous permet de montrer au lieu de dire. Et si votre équipe préfère la communication asynchrone, un  outil d’enregistrement d’écran  sera également utile.

4. Les meilleurs logiciels de gestion de projet

Rien ne remplace une excellente stratégie de gestion de projet, mais des outils peuvent vous aider à réaliser vos plans. Une application de gestion de projet vous permet de partager et d’attribuer des tâches, de gérer des délais et d’ajouter des jalons.

Il existe  de nombreuses  applications de gestion de projet de haute qualité sur le marché. Typeform utilise Trello et  Airbnb opte pour Asana , mais même  les petites entreprises disposent de nombreuses options de gestion de projet . Si votre budget est serré, consultez les choix de Zapier pour le  meilleur logiciel de gestion de projet gratuit , ou vous pouvez créer un  système de gestion de projet sur mesure  dans un outil comme Notion.

5. Les meilleurs applications de gestion de fichiers

Au fur et à mesure que votre équipe grandit, le nombre de fichiers que vous gérez augmente de façon exponentielle. Vous aurez besoin d’un système de gestion de documents qui a non seulement la capacité de stockage pour héberger vos fichiers, mais qui facilite également l’accès tout en restant sécurisé.

Google Drive est un choix assez courant car il s’intègre si étroitement aux autres applications Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, etc.), mais avant de choisir, apprenez-en plus sur  l’évaluation et le choix d’une application de stockage dans le cloud .

6. Les meilleurs gestionnaires de mots de passe

Les mots de passe sont généralement une chose personnelle, mais il y aura de nombreuses fois où votre équipe aura besoin de les partager. Par exemple, si quelques personnes accèdent à un compte de démonstration pour les ventes ou le marketing, le fait d’avoir un gestionnaire de mots de passe garantit que personne n’est bloqué. Voici les choix de Zapier pour les  meilleurs gestionnaires de mots de passe .

7. Les meilleurs tableaux blancs et outils de conception en ligne

Les outils collaboratifs de tableau blanc, de conception ou de diagramme permettent aux équipes de réfléchir ensemble, d’organiser leurs pensées, de créer des graphiques et d’itérer sur les conceptions. Jetez un coup d’œil aux choix de Zapier pour les  meilleurs tableaux blancs en ligne , les  meilleurs logiciels d’organigrammes et de diagrammes , les  meilleurs outils filaires et les  meilleurs logiciels de cartographie mentale .

Bien sûr, la liste ne s’arrête pas là. Selon votre organisation, vous pourriez vous retrouver à collaborer dans un CRM, une application de communication client ou un certain nombre d’autres outils. Je suggère de passer du temps sur  StackShare  pour voir ce que les autres utilisent et être sûr que vous ne manquez pas une catégorie d’applications importante pour votre entreprise.

CONNECTEZ VOS APPLICATIONS DE COLLABORATION

Les outils collaboratifs peuvent faciliter certaines tâches, comme la planification de réunions ou le partage de documents. Mais plus vous utilisez d’outils, plus vous risquez de basculer entre les onglets pour terminer votre travail. La connexion de vos applications collaboratives et la configuration d’automatisations pour les tâches répétitives garantissent qu’aucune donnée ne passe entre les mailles du filet et vous permet d’utiliser votre temps pour des activités plus humaines.

Voici quelques idées sur la façon de connecter votre pile technologique et  d’automatiser votre collaboration .

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