Quels sont les avantages de la digitalisation ?

Vous pouvez envisager de passer au numérique si votre organisation possède des milliers, des centaines, voire des milliers de documents physiques. Vous pouvez convertir numériquement des microfiches, des microfilms et d’autres documents papier au format électronique. Cela vous aidera à protéger vos précieux matériaux et vous donnera un accès rapide chaque fois que vous en aurez besoin.

Examinons les avantages de la numérisation et comment votre entreprise peut en bénéficier.

Les avantages de la numérisation

De nombreuses menaces pèsent sur les documents physiques de votre organisation, notamment le vol, les catastrophes, la perte d’enregistrements et l’erreur humaine. Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez numériser des microfilms, des microfiches et d’autres documents de votre organisation.

Économiser de l’argent

Économiser de l’argent

La gestion de documents physiques coûte cher. La gestion des dossiers récurrents vous coûtera plus de temps et d’argent que les dépenses ponctuelles de numérisation, ce qui pourrait vous faire économiser à la fois des frais généraux et des efforts à l’avenir. Envisager:

Economiser du temps

Il s’agit d’une comparaison avec le salaire horaire d’un employé, ce qui vous aidera à comprendre le véritable coût associé à la tenue de dossiers physiques. De nombreuses entreprises emploient un commis à temps plein pour gérer leurs dossiers physiques.

Ce que vaut chaque disque de stockage

Quelles conséquences financières un dossier perdu, volé, endommagé ou détruit peut-il avoir pour votre entreprise ? Il est possible que vous deviez trouver le disque vous-même ou vous démener pour le faire remplacer. Pire encore, le dossier pourrait être irremplaçable, ce qui pourrait augmenter les coûts de votre entreprise.

La perte d’informations sensibles ou confidentielles peut coûter cher.

L’étude de 2018 sur les coûts d’une violation de données par Ponemon montre que le coût moyen pour chaque enregistrement perdu ou volé contenant des données confidentielles ou sensibles est de 148 $. Cela représente une augmentation de 4,8 % par rapport à l’année précédente. Même si seuls quelques documents contiennent des informations importantes, les perdre pourrait vous coûter des milliers d’euros. Vaut-il la peine de les conserver sous forme papier ?

La numérisation de microfiches coûte 1 $ par feuille. Ajoutez le temps et les efforts nécessaires pour récupérer d’un sinistre qui affecte les enregistrements physiques, et vous constaterez les économies de coûts.

Accroître l’efficacité

Accroître l’efficacité

Votre équipe sera plus lente si vous devez traiter des documents physiques. Le traitement d’une demande d’enregistrement dans votre entreprise peut prendre environ 30 minutes. En effet, votre employé doit physiquement déplacer les enregistrements du stockage des enregistrements vers le scanner et les remettre aux clients.

Cela n’est vrai que si l’enregistrement est facile à localiser. Il est facile de voir combien de temps il vous faut pour trouver un document s’il est mal classé ou perdu.

De plus, le processus manuel est plus sensible à l’erreur humaine. Votre livraison ne peut être aussi précise et rapide que votre employé.

Vous devrez trouver une nouvelle façon de vous adapter à votre machine en cas de panne, par exemple s’il y a un bourrage papier dans votre machine ou si votre scanner ne fonctionne pas correctement.

Les solutions numériques peuvent être utilisées pour réduire le temps nécessaire pour récupérer les enregistrements sur microfilm. Tous les fichiers sont stockés dans un endroit pratique. Chaque fichier est accessible instantanément. Cela permet à vos employés de se concentrer sur des tâches plus importantes que la maintenance d’archives physiques fastidieuses.

Protégez-vous des risques de vol de documents ou d’accidents

À tout moment, une catastrophe peut frapper. Votre organisation pourrait être en grande détresse suite à des catastrophes naturelles telles que des incendies, des inondations et des ouragans, des inondations, des tremblements de terre, des effondrements structurels, des vols ou même des tornades. Votre organisation pourrait être vulnérable aux dommages et pertes de documents permanents si elle ne dispose pas d’une sauvegarde de ses documents les plus importants.

Selon les National Centers for Environmental Information, il y a eu plus de 91 billions de dollars de pertes économiques dues aux catastrophes naturelles en 2018. Quelles que soient les mesures de sécurité que vous avez mises en place, il y a toujours la possibilité d’un vol d’initié ou d’un cambriolage. Le vol et la détérioration de documents physiques peuvent entraîner de graves pertes financières.

Les enregistrements peuvent être endommagés même par un petit changement de température dans une organisation. La numérisation de documents garantit que vous disposez d’une sauvegarde de vos enregistrements afin que vous puissiez reprendre les opérations commerciales normales immédiatement après que quelque chose se passe.

Modernisez votre entreprise

Vos clients et employés bénéficieront de l’utilisation de la technologie et des processus pour faire entrer les documents dans l’ère numérique. La modernisation des systèmes hérités tels que le stockage physique des enregistrements peut présenter de nombreux avantages :

Cela permet d’économiser du temps et de l’argent.
La productivité du personnel augmente et les processus commerciaux sont améliorés.
Les clients seront plus satisfaits s’ils reçoivent un service plus rapide.
La modernisation des documents grâce à la numérisation est un complément aux autres initiatives technologiques de votre entreprise.
Les clients et les employés peuvent trouver frustrant de devoir gérer des dossiers égarés ou perdus. Les systèmes plus anciens peuvent affecter l’humeur des employés et des clients au sein de votre entreprise.

Les équipements physiques, tels que les scanners, peuvent rapidement devenir obsolètes. Il vous en coûtera plus cher de remplacer l’équipement que de convertir vos documents numériquement avec un fournisseur professionnel qui a utilisé des processus et des équipements éprouvés.

Gagner de l’espace

L’espace physique de votre entreprise est un atout. Selon MarketWatch, l’espace de bureau peut être aussi bas que quelques dollars par pied carré à louer et aussi élevé à 6 $ par pied carré à acheter. Vous aurez besoin d’espace pour stocker les enregistrements physiques et d’un scanner pour les employés.

Vous devrez également vous assurer que l’espace est à température contrôlée et que des mesures de sécurité sont en place. Ces coûts peuvent rapidement s’accumuler.

La désorganisation et les temps de récupération lents peuvent entraîner une mauvaise utilisation de l’espace, ce qui pourrait avoir un impact sur votre efficacité et votre précision. La numérisation de microfiches et d’autres documents peut vous aider à réduire votre espace de bureau et à le rendre plus abordable à utiliser pour des projets qui ajoutent de la valeur à votre entreprise.

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