Quel entreprise a besoin de communication ?

La communication avec les autres est tellement automatique qu’elle fait presque partie de notre quotidien. Cela vaut également pour la communication d’entreprise. Une communication efficace est importante à tous les niveaux d’une organisation.
Les employés connectés peuvent bénéficier d’une augmentation de productivité pouvant  atteindre 25 %
Que ferait une augmentation de productivité de 25 % pour votre entreprise ? Qu’en est-il d’une augmentation des revenus ?
Un meilleur service client  et des clients plus satisfaits les bénéfices sont plus élevés
Tout ce qui précède ?

Qu’est-ce que la Communication d’Entreprise ? La définition

Communication d’entreprise  Le partage d’informations au sein et entre les employés d’une entreprise s’appelle
Les employés et les gestionnaires doivent communiquer efficacement pour atteindre les objectifs de l’organisation. Son but est d’améliorer les pratiques organisationnelles et de diminuer les erreurs.
La communication commerciale est également importante.

  • Présenter de nouvelles idées/options commerciales
  • Rédaction de plans d’affaires et de propositions
  • Exécution des décisions
  • Accords conclus
  • Exécution et envoi des commandes
  • Vente réussie
  • Des réunions efficaces

Le processus de communication d’entreprise est le fondement de toute activité organisée au sein d’une entreprise. Cela peut inclure la communication avec les fournisseurs ou la communication managériale.

Une fois que la communication devient floue, les systèmes centraux de l’entreprise risquent de s’effondrer. Selon les données, 60 % des professionnels de la communication interne ne mesurent pas les communications internes. Il y a plusieurs raisons à cela, notamment ne pas savoir par où commencer, quelles prochaines étapes suivre, comment calculer le retour sur investissement .

Considère ceci:

L’engagement des employés sera plus élevé s’il existe de solides communications commerciales au sein d’une entreprise.
Les employés engagés voient  leur revenu d’exploitation augmenter de 19,2 %  sur une période de 12 mois. De faibles scores d’engagement entraînent une baisse de 32,7 % des revenus.
À quel point pourriez-vous avoir plus de succès si vos employés étaient mieux engagés ?
Comment pouvez-vous vous assurer que votre communication d’entreprise est transparente ? Le rapport de communication d’entreprise est disponible.
Plus de 1000 professionnels partagent leurs idées.

Les différents types de communication d’entreprise

Les différents types de communication d'entreprise

Commençons par définir les grands types de communication au sein d’une organisation.

Premièrement, nous avons la communication interne.

La communication au sein de l’entreprise peut inclure :

  • Communication vers le haut  Toute communication d’un subordonné ou d’un responsable. Ou un autre membre de la hiérarchie organisationnelle.
  • Communication descendante/Communication managériale :  tout ce qui vient d’un supérieur vers un subordonné.
  • Communication latérale/Communication technique : communication  interne ou transversale entre collaborateurs

 Il y a aussi une communication  externe .

Toute communication qui va au-delà de votre bureau ou de votre personnel interne est appelée communication commerciale externe. Cela inclut les relations avec les clients, les fournisseurs et tout ce qui a un impact sur votre marque.
Ce spectre peut être divisé en quatre types de communication d’entreprise.

  1. Recevoir et transmettre des instructions et des affectations, à la fois en amont et en aval.  Cela comprend également une délégation efficace. C’est là que la plupart des problèmes commerciaux commencent.
  2. Discuter et partager des informations, y compris lors de réunions.  Si la communication échoue dans ce domaine, des tâches peuvent être effectuées de manière incorrecte ou inefficace.
  3. Il est essentiel de donner des commentaires constructifs, des corrections et de la discipline aux personnes sous votre direction. Cela inclut la communication non verbale ainsi que le langage corporel.
  4. Les discussions et les réunions de résolution de problèmes sont essentielles pour toute organisation.  Cela nécessite une pensée critique plus élevée et une technologie de communication améliorée.

Méthodes de communication d’entreprise

C’est verbale ou écrite que la communication d’entreprise se produit.
La communication peut également se faire en personne/face à face ou à distance.
Ce ne sont pas les meilleures ou les pires options pour votre entreprise, et tout dépend du contexte.
La communication écrite est idéale pour documenter les décisions et les actions, ainsi que pour créer des stratégies et des plans. La communication verbale permet la génération d’idées instantanées et une plus grande liberté de pensée.
Un bureau peut être utilisé par plusieurs entreprises. D’autres ont des bureaux situés dans des fuseaux horaires différents. Certains sont complètement isolés et n’ont pas d’adresse physique (Bulge ,  Zapier) sont deux excellents exemples d’entreprises indépendantes du lieu. Ce sont des méthodes de communication d’entreprise qui peuvent être utilisées dans l’une des situations ci-dessus.

1) Communication basée sur le Web

Cela inclut les applications de messagerie électronique et de messagerie instantanée (telles que Slack ou Hangouts) qui sont utilisées quotidiennement pour la communication.
Les e-mails et les messages présentent de nombreux avantages. Ils vous permettent de communiquer avec des personnes, de quelques à des centaines, dans des conversations privées.

2) Réunions téléphoniques

La barrière de l’emplacement a été supprimée par les téléphones pour faciliter les réunions productives et rapides. Les téléphones permettent d’échanger plus d’idées que la communication écrite. Le système de téléphonie cloud  peut accélérer l’intégration et améliorer la collaboration d’équipe.

3)  Visioconférence

Des systèmes de visioconférence incroyables   permettent aux gens de tenir des réunions à distance qui ressemblent à des réunions en personne. Ils élèvent les réunions téléphoniques au niveau supérieur.

4)   Rencontres en face à face

Les réunions en personne peuvent être un excellent moyen d’aider votre entreprise à démarrer avec de nouvelles idées. Des recherches ont montré que les réunions en personne génèrent plus d’idées que celles tenues via des réunions virtuelles, réunions efficaces nécessitent un ordre du jour solide. 46 % des employés ne quittent jamais ou rarement les réunions en sachant quoi faire ensuite.

5) Rapports, documents officiels

Un système de communication d’entreprise bien huilé doit documenter les activités qui ont un impact sur d’autres personnes ou services.
Il est plus facile de référencer un document écrit à tout moment, ce qui réduit la confusion et aide à communiquer clairement.

6) Présentations

Les réunions avec de grands groupes de personnes sont plus efficaces lorsqu’elles sont prises en charge par des diapositives et des rapports PowerPoint.
Ils sont parfaits pour partager des idées et permettre des clarifications.

7) Forums et FAQ

Les employés peuvent se référer à cet espace interne pour obtenir des réponses à leurs questions les plus fréquemment posées sur divers sujets du service.

8) Enquêtes

Les sondages  auprès des clients et des commentaires internes  fournissent des commentaires et des évaluations précieux sur des sujets importants. Les enquêtes permettent un cycle sain d’améliorations appuyées par les commentaires. Ils ouvrent également un canal de communication entre tous les niveaux au sein d’une organisation.

9) Activités de gestion des clients

Toute activité de relation client peut être incluse. Cela comprend le service client, l’assistance par chat en direct, la gestion de la relation client (CRM), l’intégration des clients, les avis clients  et de nombreuses autres activités.
Ensuite, vous pourriez demander :

De quelles  méthodes de communication professionnelle mon entreprise a-t-elle besoin ? 

Tout dépend de la taille et des préférences de votre entreprise. Il n’y a pas de solution unique. Une chose est sûre :  vous réussirez si vous n’utilisez que les méthodes  de communication professionnelles  dont vous avez réellement besoin.

Prends pour exemple:

Un forum est ce que vous voulez. Votre personnel passera des semaines à chercher la bonne solution et à la mettre en place.
Il devient évident que tout le monde ne l’utilise pas. Ils obtiennent leurs réponses plus rapidement à partir de leurs documents ou de leur équipe. Vous avez perdu un temps précieux et de l’argent en utilisant une solution inefficace.
Vous pensez peut-être pouvoir installer un système de visioconférence. Mais, en réalité, vous n’avez besoin que d’un système téléphonique fiable   pour organiser des réunions à distance.
Chaque entreprise utilisera la communication basée sur le Web. Les circonstances spécifiques de chaque entreprise dicteront les méthodes utilisées. Vous devriez prendre le temps d’évaluer la valeur relative de chaque méthode pour votre situation particulière.

Comment résoudre les problèmes avec une communication d’entreprise efficace

Comment résoudre les problèmes avec une communication d'entreprise efficace

Une communication efficace entre les employés, les gestionnaires, les cadres et les équipes est essentielle  pour faire leur travail et s’acquitter de leurs responsabilités  .
Le flux d’informations peut être perturbé et les gens laissés dans l’ignorance si les bons outils et processus ne sont pas en place. Cela peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. Les clients et les employés peuvent être mécontents, ainsi que les profits perdus.
La transparence dans le flux d’informations est un objectif clé pour tout processus de communication d’entreprise. Quels sont les problèmes plus profonds que  la communication d’entreprise  peut résoudre ?

1) Surcharge d’e-mails et manque de productivité et de clarté au quotidien

De nombreuses personnes se sentent dépassées par le volume de messages qu’elles reçoivent chaque jour au travail. Phil Simon, auteur de Message Not Received, a déclaré qu’une personne moyenne reçoit  120 à 150 e-mails par jour  .
Il est facile d’oublier ou d’égarer des informations importantes. Les entreprises peuvent éliminer les distractions numériques et faire de la place aux idées et à la réflexion en disposant d’une plateforme de communication d’entreprise.

2) Silos de communication pour les communications horizontales et verticales

Parfois, les départements et les équipes ne partagent pas les mêmes informations essentielles. Parfois, il est difficile de joindre un responsable de service lorsqu’il y a un problème au sein d’une équipe. Ces silos peuvent se former rapidement, souvent sans que personne ne s’en rende compte. Cependant, ils peuvent être facilement corrigés s’il existe un plan de communication.

3) Mauvaise communication entre les employés distants

Le travail à distance est là pour le long terme. Selon le rapport sur l’état du travail à distance de Buffer, la majorité des employés souhaitent travailler à distance au moins une partie du temps.
La collaboration et la communication sont les aspects les plus difficiles du travail à distance. C’est une indication claire de l’importance d’avoir les bons systèmes de communication.

4) Rotation du personnel/faible  engagement des employés

Votre capacité à fournir un service client est menacée si vous perdez les meilleures personnes de votre entreprise. Cela peut aussi être coûteux.
Il peut être coûteux de perdre un employé deux fois son revenu annuel . Cependant, les entreprises qui communiquent bien sont  50 % moins susceptibles  que la moyenne de l’industrie de déclarer des niveaux de roulement inférieurs à la norme de l’industrie.

5) Mauvais service client

Deux choses peuvent se produire lorsqu’il y a une mauvaise communication au sein d’une organisation. Premièrement, les clients ne pourront pas trouver les informations dont ils ont besoin auprès des employés occupant des postes en contact direct avec les clients. Les clients auront le moral bas et bénéficieront d’un service médiocre.
Une étude a montré que l’amélioration de l’attitude des employés peut conduire à la satisfaction des clients et augmenter les revenus.

Cinq étapes pour établir votre  processus de communication d’entreprise

Cinq étapes pour établir votre  processus de communication d'entreprise

Pour que vos clients et vos employés soient satisfaits, un système de communication d’entreprise solide est essentiel. Cela conduit finalement à la stabilité financière.
Une enquête a révélé que 29 % des employés pensent que leurs outils de communication internes ne fonctionnent pas.
Voici quelques raisons pour lesquelles ils les ont données : Votre propre main-d’œuvre peut avoir connu des insuffisances, l’exclusion, la malhonnêteté et le manque d’accès aux informations clés.
L’étude de Salesforce a révélé que 86 % des employés, des cadres et des éducateurs pensent qu’une communication inefficace est à l’origine des échecs sur le lieu de travail.
Il n’est plus possible d’ignorer l’importance du travail d’équipe et de la chimie, ainsi que leur impact sur l’engagement, la productivité et la défense des employés. Voici les étapes à suivre pour assurer le succès de votre communication commerciale.

1 : Évaluez  l’état actuel de votre communication d’entreprise  et fixez-vous des objectifs

Vous avez besoin d’une stratégie de communication d’entreprise, quel que soit le stade de votre entreprise.
Ce sera plus efficace si vous vous concentrez sur les domaines qui nécessitent le plus d’améliorations de temps en temps, puis progressez vers les autres domaines.
Cela pourrait être des raisons pour lesquelles votre communication doit être revue. Faible satisfaction des employés et taux de roulement élevé Les résultats de l’entreprise étaient inférieurs aux attentes Une croissance rapide peut entraîner une perte d’informations Le travail à distance entraîne un manque de transparence et d’informations L’un de ces scénarios, ou un autre, pourrait être ce que vous êtes éprouver. Il est important de l’identifier et d’établir des objectifs pour la communication de votre entreprise. Vos objectifs pourraient inclure : Un taux de rotation des employés ou un taux de satisfaction Le taux de satisfaction des clients Des projets terminés Des interactions entre les départements… et plus encore.

2) Identifiez les principaux groupes au sein de votre organisation et leurs relations entre eux fonctionne bien.
Notez chaque groupe qui a besoin d’informations pour fonctionner. Celles-ci doivent inclure :Classe horizontale, c’est-à-dire Départements (opérations et marketing, conception, ventes, service client, finances et autres)Classification verticale : Professionnels en équipe, chefs d’équipe et responsables de département, cadres Groupes externes : Clients, Fournisseurs, Partenaires, etc. le travail en cours qu’ils font et les résultats attendus. Pour faire leur travail efficacement, déterminez comment ils doivent communiquer.
Cela peut être une tâche difficile selon la taille de votre entreprise. Donnez-vous suffisamment de temps. Voici quelques-unes des questions les plus importantes auxquelles vous devez répondre : quelles équipes et personnes doivent se parler au quotidien, et avec quelles personnes ? Que diriez-vous d’une communication hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuelle ? La communication n’a lieu que lorsqu’il y a un crise. Comment les managers et les chefs d’équipe peuvent-ils maintenir le progrès au sein de leurs services ? À quoi sert le reporting ? Connaissez-vous une base de connaissances qui peut réduire le nombre de réunions et de conversations nécessaires ? Quels projets ou processus nécessitent l’approbation d’autres personnes dans l’entreprise ? Quel est le processus de demande et de facilitation des approbations ? Ces réponses doivent fournir un minimum d’informations sur le nombre d’e-mails, de messages et d’appels nécessaires pour que l’événement se produise dans le délai imparti.

3) Définir les méthodes de communication. Ensuite, envisagez les méthodes de communication qui correspondent le mieux avec vos objectifs de communication d’entreprise et les interactions entre les principaux employés de votre entreprise.
Jetez un coup d’œil aux différentes méthodes de communication dont nous avons discuté et ajoutez-y celles qui sont propres à votre entreprise.Communication via InternetRencontres téléphoniquesVidéoconférenceRencontres en face à faceRapports et autres documents officielsPräsentationsTableaux de discussion et FAQSondagesActivités de gestion des clientsLequel de ces éléments est essentiel à la Succès? Qu’est-ce qui est facultatif ? Cela pourrait provoquer une résistance à l’adoption. Lesquels risquent d’être trop compliqués et devraient être simplifiés
Soyez réaliste quant à vos besoins.
Une startup de cinq personnes, où tous les employés travaillent dans le même bureau, se concentrera probablement sur : La communication via Internet Des réunions en face à face processus de votre organisation, vous devez le documenter. Les grandes entreprises mondiales utiliseront probablement bon nombre de ces méthodes de communication et auront des équipes dédiées pour gérer les autres. 4) Sélectionnez les bons outils
Gmail contre Outlook. Google Drive contre Dropbox. Nextiva Chat contre Slack.
Les batailles continuent, mais c’est à vous et à votre équipe de décider quel côté vous préférez.
Nous ne pouvons pas donner une liste complète des outils logiciels, mais nous pouvons vous proposer ces conseils pour vous aider à choisir le bon outil. Le stockage en nuage est un excellent moyen de sauvegarder des documents importants et d’autres données. Pour éviter les erreurs humaines, telles que l’oubli d’enregistrer les données manuellement ou la synchronisation automatique, activez la sauvegarde et la synchronisation automatiques. Si les gens utilisent Slack et d’autres Hangouts dans Gmail, cela peut entraîner des frictions et ralentir la communication. Si vous avez de nombreuses réunions à distance, utilisez un  système téléphonique VoIP facile à utiliser et fiable..Créer des lignes directrices de marque et des lignes directrices éditoriales. Ces directives doivent détailler le ton et l’utilisation des éléments de la marque. Toutes les communications, tant internes qu’externes, sont donc unifiées.

5) Documentez l’ensemble du processus Prenez note de toutes les actions entreprises tout au long de ce processus et faites-en un document partagé visible par tous dans votre organisation.
Chaque employé peut se référer à un plan de communication soigneusement élaboré et décider ensuite de la meilleure marche à suivre.
Ce document sera utile aux nouveaux employés car il les aide à comprendre tous les outils et les meilleures techniques de communication.
Un calendrier de rappel récurrent peut être configuré pour vous rappeler, ainsi qu’aux membres de votre équipe, de revoir le document au moins une fois par trimestre. Vous pouvez vous assurer que le plan remplit bien son objectif et le mettre à jour si nécessaire.

La communication est la clé de votre  succès !

Les organisations qui ne parviennent pas à communiquer efficacement courent trop de facteurs de risque.
Cependant, une bonne communication peut conduire à un engagement exceptionnel des employés et des clients. Cela conduit à la clarté, à de meilleurs résultats et à une augmentation des revenus et des bénéfices.
Que vous disposiez déjà d’un système de communication d’entreprise ou que vous ayez besoin d’en mettre un en place, il est important de :En fonction de votre situation de communication actuelle, définissez et révisez les objectifs de communication de votre entreprise. Identifiez toutes les personnes impliquées dans les processus qui permettent à votre entreprise de faire son travail au quotidien. Analyser les besoins de chaque personne pour communiquer et trouver des moyens de faire circuler l’information. Rechercher les meilleurs outils et plateformes pour activer les méthodes que vous avez identifiées. Cette configuration doit être partagée de manière transparente avec tous les employés. Vous trouverez heureux, productif des gens enthousiastes à l’idée de travailler sur des projets et de produire des résultats significatifs qui profitent à tous.

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